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Informativa sulla Privacy e sul Trattamento dei Dati Personali per Finalità di Marketing

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Ultimo aggiornamento: 29 aprile 2026

1. Titolari e Responsabile del Trattamento

1.1 Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è il gestore del locale che utilizza la piattaforma ByteOS CRM (di seguito "Locale" o "Titolare").

A titolo esemplificativo, i Locali aderenti alla piattaforma includono:

RISTORANCH S.R.L.

  • Partita IVA: 03366230161
  • Sede legale: Via Giosuè Carducci 6, 24060 Carobbio degli Angeli (BG)

    • Il Locale è il soggetto che raccoglie i dati personali dei clienti tramite prenotazioni, captive portal WiFi, registrazioni in sala e altre modalità operative, determinando le finalità e i mezzi del trattamento nell'ambito della propria attività commerciale.

    1.2 Responsabile del Trattamento

    Il Responsabile del trattamento, ai sensi dell'art. 28 del GDPR, è:

    Secret Universe S.R.L.S.

  • Partita IVA: 17469361004
  • Sede legale: Via del Casaletto 151, 00151 Roma (RM)
  • Email privacy: privacy@byteos.it

    • *(di seguito "ByteOS")*

    Secret Universe S.R.L.S. fornisce la piattaforma tecnologica ByteOS CRM con cui il Locale gestisce i dati dei propri clienti. ByteOS tratta i dati personali esclusivamente per conto e su istruzione del Titolare, sulla base di un accordo di trattamento dati (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR.

    1.3 Riconoscimento tra sedi dello stesso Titolare

    Qualora il Titolare gestisca più sedi (locali) sotto la medesima ragione sociale e Partita IVA, i dati dei clienti possono essere condivisi tra le diverse sedi per facilitare le prenotazioni e offrire un'esperienza coerente. In tal caso il Titolare del trattamento resta unico e non si configura alcuna comunicazione a terzi.

    I dati non vengono mai condivisi tra Locali appartenenti a società diverse.

    1.4 Rapporto tra Locale e ByteOS — Nessuna vendita di dati

    I dati personali raccolti dal Locale non vengono mai venduti, ceduti o comunicati a terzi per finalità autonome di marketing. ByteOS accede ai dati esclusivamente in qualità di Responsabile del trattamento per l'erogazione del servizio tecnologico.

    2. Dati Personali Raccolti

    2.1 Dati forniti direttamente dall'interessato

    CategoriaDatiObbligatorio
    Dati identificativiNome, cognomeSì
    Dati di contattoIndirizzo email, numero di telefonoAlmeno uno
    Dati anagraficiData di nascitaNo
    PreferenzePreferenze alimentari, richieste speciali, preferenza area sedutaNo
    ConsensiConsenso marketing email, consenso WhatsApp, data del consensoSì (per la relativa finalità)

    2.2 Dati generati dall'utilizzo del servizio

    CategoriaDatiFinalità
    Dati di frequentazioneNumero visite, data ultima visita, spesa totaleProfilazione e segmentazione clienti
    Dati di prenotazioneData, ora, numero ospiti, stato prenotazioneGestione del servizio
    Stato clienteClassificazione (attivo, VIP, nuovo)Segmentazione marketing
    Tag e noteCategorizzazioni e note operativePersonalizzazione servizio

    2.3 Dati di interazione marketing

    CategoriaDatiFinalità
    Invii campagneCanale (email/WhatsApp), stato consegna, data invioMonitoraggio campagne
    EngagementStato lettura, bounce, reclamiMiglioramento comunicazioni

    2.4 Dati tecnici

  • Indirizzo IP: raccolto esclusivamente per finalità di rate limiting anti-spam durante la prenotazione online. Non viene conservato in modo persistente.

    • 2.5 Dati NON raccolti

    ByteOS non raccoglie:

  • Dati biometrici
  • Dati relativi alla salute (salvo eventuali allergie alimentari indicate volontariamente)
  • Dati di navigazione web, cookie di profilazione, pixel di tracciamento di terze parti
  • Dati di geolocalizzazione
  • Dati da social media

    • 3. Fonti dei Dati Personali

    I dati personali possono essere raccolti dal Locale attraverso le seguenti modalità:

  • Prenotazione online: tramite il widget di prenotazione ByteOS integrato nel sito web del Locale.
  • Captive Portal WiFi: al momento della connessione alla rete WiFi del Locale, previa informativa e consenso.
  • Registrazione in sala: da parte dello staff del Locale durante il servizio.
  • Comunicazione diretta: dati forniti spontaneamente dal cliente al Locale (telefono, email, di persona).

    • In nessun caso i dati vengono acquistati da broker, raccolti tramite scraping, o ottenuti da fonti diverse da quelle sopra indicate.

    4. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

    4.1 Gestione del servizio di prenotazione e ristorazione

  • Finalità: Gestire le prenotazioni, accogliere i clienti, gestire le preferenze e le richieste speciali.
  • Base giuridica: Esecuzione di un contratto o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).
  • Titolare: Il Locale.
  • Conservazione: Per la durata del rapporto commerciale e per i successivi 24 mesi dall'ultima interazione.

    • 4.2 Marketing diretto via email

  • Finalità: Invio di comunicazioni promozionali, offerte personalizzate, auguri di compleanno, follow-up post visita, campagne di riattivazione, promozioni VIP.
  • Base giuridica: Consenso esplicito dell'interessato (art. 6.1.a GDPR).
  • Titolare: Il Locale.
  • Consenso: Raccolto tramite apposito flag con registrazione della data di acquisizione. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento.

    • 4.3 Marketing diretto via WhatsApp

  • Finalità: Invio di messaggi promozionali, promemoria prenotazioni, comunicazioni di servizio tramite WhatsApp Business.
  • Base giuridica: Consenso esplicito dell'interessato (art. 6.1.a GDPR).
  • Titolare: Il Locale.
  • Consenso: Raccolto tramite apposito flag separato, con registrazione della data. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento e indipendente dal consenso email.

    • 4.4 Comunicazioni automatizzate

    ByteOS consente l'invio di comunicazioni automatizzate basate su eventi, sempre per conto del Locale e solo verso clienti con consenso attivo:

    Tipo automazioneTriggerCanale
    Auguri di compleannoData di nascita del clienteEmail / WhatsApp
    Riattivazione cliente inattivo30 o 60 giorni dall'ultima visitaEmail / WhatsApp
    Follow-up post visita24 ore dopo il checkoutEmail / WhatsApp
    Promemoria prenotazione2 ore prima della prenotazioneEmail / WhatsApp
    Anniversario VIPAnniversario annualeEmail / WhatsApp
    Recupero no-show3 giorni dopo mancata presentazioneEmail / WhatsApp

    4.5 Profilazione e segmentazione

  • Finalità: Classificazione dei clienti in segmenti (VIP, attivo, nuovo, inattivo) per personalizzare le comunicazioni marketing e il servizio.
  • Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR), bilanciato con i diritti dell'interessato. La profilazione non produce effetti giuridici né decisioni automatizzate significative.
  • Titolare: Il Locale.
  • Dati utilizzati: Frequenza visite, spesa totale, data ultima visita, tag assegnati.

    • 4.6 Gestione pagamenti e depositi

  • Finalità: Elaborazione dei depositi per prenotazione e acquisto crediti marketing (token).
  • Base giuridica: Esecuzione contrattuale (art. 6.1.b GDPR).
  • Nota: I dati di pagamento (numero carta, CVV) sono gestiti esclusivamente da Stripe e non transitano né vengono conservati sui server di ByteOS.

    • 4.7 Riconoscimento tra sedi dello stesso Titolare

  • Finalità: Riconoscimento del cliente presso diverse sedi gestite dallo stesso Titolare (stessa ragione sociale e Partita IVA), per facilitare le prenotazioni future ed evitare la re-immissione dei dati.
  • Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR), in quanto il trattamento avviene all'interno della medesima organizzazione.
  • Titolare: Il Locale (unico Titolare per tutte le sue sedi).
  • Dati trattati: Nome, cognome, email, telefono, data di nascita, stato del consenso marketing.
  • Nota: Questa funzionalità è limitata ai soli locali della stessa società. I dati non vengono mai condivisi con locali di società terze.

    • 5. Modalità del Trattamento

    I dati personali sono trattati con strumenti elettronici e procedure automatizzate, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

    Le misure di sicurezza adottate includono:

  • Isolamento dati multi-tenant: Ogni Locale accede esclusivamente ai dati dei propri clienti tramite politiche di sicurezza a livello di riga (Row Level Security). Nessun Locale può accedere ai dati di un altro Locale.
  • Autenticazione: Accesso al CRM tramite credenziali email/password con gestione sessioni sicure.
  • Controllo accessi basato su ruoli: Distinzione tra proprietario, manager e staff con permessi differenziati.
  • Crittografia in transito: Tutte le comunicazioni avvengono tramite protocollo HTTPS/TLS.
  • Hosting EU: I dati sono conservati su infrastruttura cloud con data center nell'Unione Europea.

    • 6. Destinatari e Sub-responsabili del Trattamento

    I dati personali possono essere comunicati ai seguenti soggetti, nominati Sub-responsabili del trattamento da parte di ByteOS, ai sensi dell'art. 28 GDPR:

    SoggettoSedeFinalitàDati trattati
    Supabase Inc.USA (con opzione hosting EU)Database e autenticazioneTutti i dati raccolti
    Amazon Web Services (AWS SES)UE (eu-south-1, Milano)Invio email marketing e transazionaliIndirizzo email, contenuto comunicazione
    Twilio Inc.USAInvio messaggi WhatsAppNumero di telefono, contenuto messaggio
    Stripe Inc.USAElaborazione pagamentiDati di pagamento (gestiti direttamente da Stripe)

    Per i trasferimenti verso gli USA, i soggetti sopra indicati aderiscono al EU-US Data Privacy Framework e/o sono vincolati da Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea, in conformità al Capo V del GDPR.

    I dati personali non vengono mai venduti, ceduti o comunicati a terzi per finalità autonome di marketing o profilazione.

    7. Periodo di Conservazione

    Tipo di datoPeriodo di conservazione
    Dati identificativi e di contattoDurata del rapporto commerciale + 24 mesi dall'ultima interazione
    Consensi marketingFino alla revoca + 12 mesi per finalità probatorie
    Dati di prenotazione24 mesi dalla data della prenotazione
    Log campagne marketing24 mesi dall'invio
    Dati di pagamento (riferimenti Stripe)Secondo obblighi fiscali (10 anni)
    Dati di profilazioneDurata del rapporto commerciale
    Dati condivisi tra sedi dello stesso TitolareDurata del rapporto commerciale
    Indirizzo IP (rate limiting)Non conservato (solo in memoria volatile)

    Al termine del periodo di conservazione, i dati vengono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.

    8. Diritti dell'Interessato

    Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, l'interessato ha diritto di:

    DirittoDescrizione
    Accesso (art. 15)Ottenere conferma del trattamento e copia dei propri dati
    Rettifica (art. 16)Correggere dati inesatti o incompleti
    Cancellazione (art. 17)Richiedere la cancellazione dei propri dati ("diritto all'oblio")
    Limitazione (art. 18)Limitare il trattamento in determinate circostanze
    Portabilità (art. 20)Ricevere i propri dati in formato strutturato, leggibile da dispositivo automatico
    Opposizione (art. 21)Opporsi al trattamento per legittimo interesse o marketing diretto
    Revoca del consenso (art. 7)Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente

    8.1 Come esercitare i diritti

    L'interessato può esercitare i propri diritti:

  • Portale self-service: attraverso la pagina "I miei dati" accessibile all'indirizzo cascinaprivacy.secretsrls.it, dove è possibile visualizzare, scaricare e cancellare i propri dati, nonché gestire i consensi.
  • Per il marketing via email: cliccando sul link di disiscrizione presente in ogni comunicazione.
  • Per il marketing via WhatsApp: rispondendo "STOP" a qualsiasi messaggio ricevuto.
  • Per tutti gli altri diritti: contattando il Locale ai recapiti forniti, oppure scrivendo a privacy@byteos.it.

    • La richiesta verrà evasa entro 30 giorni dal ricevimento, prorogabili di ulteriori 60 giorni in caso di complessità, con comunicazione motivata all'interessato.

    8.2 Reclamo all'Autorità di Controllo

    L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali:

  • Sito web: www.garanteprivacy.it
  • Email: protocollo@gpdp.it
  • PEC: protocollo@pec.gpdp.it

    • 9. Processo di Disiscrizione (Opt-out)

    9.1 Disiscrizione dal marketing email

  • Ogni email di marketing contiene un link di disiscrizione nel footer.
  • La disiscrizione è immediata e comporta l'aggiornamento automatico del flag di consenso.
  • In caso di segnalazione di spam (complaint), il sistema disiscrive automaticamente il cliente e disattiva il consenso marketing.

    • 9.2 Disiscrizione dal marketing WhatsApp

  • Il cliente può revocare il consenso rispondendo "STOP" o contattando il Locale.
  • La revoca del consenso WhatsApp è indipendente dal consenso email.

    • 9.3 Effetti della disiscrizione

    La disiscrizione dal marketing non comporta:

  • La cancellazione dell'account o dei dati del cliente presso il Locale.
  • L'impossibilità di effettuare prenotazioni.
  • La perdita dei dati di frequentazione.

    • La disiscrizione comporta esclusivamente la cessazione delle comunicazioni promozionali attraverso il canale interessato.

    10. Captive Portal e WiFi

    Qualora il Locale offra un servizio di connettività WiFi con accesso tramite Captive Portal, i dati forniti dall'interessato per accedere alla rete (nome, cognome, email e/o telefono) potranno essere sincronizzati con il CRM ByteOS del Locale, previo consenso dell'interessato.

    I dati così raccolti sono trattati con le medesime finalità e garanzie descritte nella presente informativa. Il Titolare del trattamento per questi dati è il Locale che fornisce il servizio WiFi.

    11. Modifiche alla Privacy Policy

    Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente informativa in qualsiasi momento. Le modifiche saranno pubblicate sulla pagina dedicata e, ove significative, comunicate agli interessati tramite i canali disponibili.

    La data di ultimo aggiornamento è indicata in testa al documento.

    12. Legge Applicabile e Foro Competente

    La presente informativa è regolata dalla legge italiana e dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Per qualsiasi controversia è competente il foro del luogo di residenza o domicilio dell'interessato, se situato nel territorio dell'Unione Europea.

    13. Contatti

    Per qualsiasi richiesta relativa alla presente informativa o al trattamento dei dati personali:

  • Responsabile del Trattamento (ByteOS): privacy@byteos.it
  • Secret Universe S.R.L.S. — P.IVA 17469361004 — Via del Casaletto 151, 00151 Roma (RM)

    • Per richieste specifiche relative ad un singolo Locale, contattare direttamente il Locale stesso ai recapiti forniti in sede di registrazione o presenti sul sito web del Locale.

    *Documento redatto ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.*